24/7 Leadopvolging & Afsprakenplanner

Hoe we het volledige leadproces automatiseerden, zodat er geen prospects meer verloren gingen en het aantal ingeplande afspraken met 40% steeg dankzij directe AI-gestuurde berichten.

De uitdaging

Bij dienstverlenende bedrijven is snelheid alles. Als u niet binnen 5 minuten reageert op een lead, daalt de kans op conversie met 80%. Onze klant stuurde prospects pas uren nadat zij een formulier op de website hadden ingevuld handmatig een e-mail. Tegen die tijd waren de leads vaak al in gesprek met concurrenten. Handmatige opvolging was inconsistent en het inplannen van afspraken zorgde voor eindeloos heen-en-weer mailen.

Onze oplossing

We bouwden een autonome leadopvolging en afsprakenengine die nooit slaapt. Op het moment dat een prospect zijn gegevens invult, gaat het systeem direct in gesprek, behandelt eenvoudige bezwaren, volgt automatisch op als iemand niet reageert en plant de afspraak direct in de salesagenda in.

Hoe de workflow werkt

Hier ziet u de volledig geautomatiseerde funnel die een koude websitebezoeker omzet in een ingeplande afspraak in de agenda.

1. Lead capture: Een prospect vult een formulier in op de website.
2. Direct contact: Binnen 10 seconden verstuurt het systeem een persoonlijk WhatsApp-bericht en e-mail om de prospect welkom te heten en kwalificerende vragen te stellen.
3. Slimme opvolging: Als de lead binnen 24 uur niet reageert, stuurt het systeem automatisch een vriendelijke reminder. Geen handmatige opvolging nodig.
4. Automatisch inplannen: Zodra de prospect reageert, ontvangt deze een link naar de agenda en wordt de nieuwe afspraak automatisch toegewezen aan de juiste verkoper in het CRM.

De impact

Door directe reacties en consequente, maar vriendelijke opvolging te garanderen, hoefde het salesteam zich niet langer bezig te houden met administratief werk en kon het zich volledig richten op het sluiten van deals.